پیپر لیس آفس فائل مینجمنٹ کی مخمصے کو کس طرح حل کرتا ہے؟

آئیے پہلے اس کے بارے میں بات کرتے ہیں کہ روایتی دفتر کس طرح سر درد ہے: فائل کابینہ بھری ہوئی ہے ، اور معاہدہ تلاش کرنے میں کافی وقت لگتا ہے۔ اہم دستاویزات آسانی سے ضائع یا خراب ہوجاتی ہیں۔ محکمے "پارسل پاس" کھیلنے جیسے دستاویزات پاس کرتے ہیں۔ ان مسائل کو مؤثر طریقے سے حل کیا جاسکتا ہےپیپر لیس آفس سسٹم۔

1. الیکٹرانک فائلنگ کاغذی جمع کی جگہ لے لیتی ہے

پیپر لیس آفس کا سب سے براہ راست فائدہ فائلوں کو "آن لائن" بنانا ہے۔ تمام دستاویزات کو الیکٹرانک ورژن میں اسکین کیا جاتا ہے اور سسٹم میں محفوظ کیا جاتا ہے ، جس میں پی ڈی ایف اور ورڈ جیسے متعدد فارمیٹس کی حمایت کی جاتی ہے۔ مثال کے طور پر ، ہماری کمپنی کے معاہدہ کے انتظام کے نظام کو اب صرف 3 سیکنڈ کے اندر مکمل فائل کو بازیافت کرنے کے لئے معاہدہ نمبر درج کرنے کی ضرورت ہے ، اور کابینہ کے ذریعے افواہوں کی ضرورت نہیں ہے۔

2. سمارٹ سرچ اور تیز پوزیشننگ

الیکٹرانک فائلوں کا سب سے بڑا فائدہ یہ ہے کہ ان کی تلاش کی جاسکتی ہے۔ سسٹم کی بلٹ ان فل ٹیکسٹ سرچ فنکشن کلیدی الفاظ ، تاریخوں ، مصنفین اور دیگر جہتوں کے ذریعہ تلاش کرسکتا ہے۔ پچھلے ہفتے ، محکمہ خزانہ تین سال قبل معاوضے کے فارم کی تلاش میں تھا۔ فائلوں کے ذریعے پلٹ جانے میں کافی وقت لگتا تھا ، لیکن اب یہ "2022 میں سفر کے اخراجات" میں داخل ہونے کے بعد سامنے آجاتا ہے۔

الجھن سے بچنے کے لئے 3 ورژن کنٹرول

کاغذی دستاویزات کے بارے میں سب سے زیادہ خوف زدہ بات یہ ہے کہ ان میں مسلسل ترمیم کی جارہی ہے ، اور کسی کو معلوم نہیں ہے کہ تازہ ترین ورژن کس کے پاس ہے۔ الیکٹرانک دستاویز کا نظام خود بخود تاریخی ورژن کو بچائے گا اور ترمیم کی اجازتیں طے کرے گا۔ ہمارے مارکیٹنگ ڈیپارٹمنٹ کی منصوبہ بندی کی تجویز کو اب ورژن 15 میں تبدیل کیا گیا ہے ، اور اس نظام میں واضح طور پر ریکارڈ کیا گیا ہے کہ کس نے ہر نظر ثانی کی اور کب۔

4. موبائل آفس جگہ کی حدود کو توڑ دیتا ہے

پیپر لیس سسٹم کے ساتھ ، موبائل فون کسی بھی وقت فائلوں تک بھی رسائی حاصل کرسکتے ہیں۔ پچھلی بار ، میرے باس نے ہوائی اڈے پر کوٹیشن طلب کیا ، اور میں نے اپنے موبائل فون پر براہ راست سسٹم میں لاگ ان کیا تاکہ اسے بھیجنے کے لئے ، جو ایکسپریس ڈلیوری سے تیز تھا۔ جب میں سفر کرتا ہوں تو میں تمام فائلوں کو گولی سے سنبھال سکتا ہوں ، اور میں اپنے سوٹ کیس میں آدھا پیک کرسکتا ہوں۔

5. نقصان کو روکنے کے لئے محفوظ بیک اپ

اہم فائلوں کو اسکیننگ کے بعد خود بخود بادل تک بیک اپ کیا جاتا ہے ، لہذا کمپیوٹر ٹوٹ جاتا ہے چاہے اس کی فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ ہمیں ایک سانحہ کا سامنا کرنا پڑا ہے جہاں دفتر میں سیلاب آیا تھا اور تمام کاغذی فائلیں ضائع ہوگئیں۔ اب الیکٹرانک فائلوں میں ٹرپل بیک اپ ہیں ، جو زیادہ محفوظ ہیں۔

6. گرین آفس اخراجات کو کم کرتا ہے

آئیے کچھ حساب کتاب کریں: A4 کاغذ کی قیمت 20 یوآن فی پیک ہے ، اور کمپنی ہر ماہ 100 پیک استعمال کرتی ہے ، جو ایک سال میں 24،000 یوآن ہے۔ پرنٹر استعمال کی اشیاء ، فائلنگ کابینہ ، اور محفوظ شدہ دستاویزات کے کمرے کی جگہ تمام لاگت ہیں۔ کرنے کے بعدپیپر لیس آفس سسٹم، ان اخراجات کو کم از کم 70 ٪ تک کم کیا جاسکتا ہے ، جو ماحول دوست بھی ہے۔

ایک پیشہ ور صنعت کار اور سپلائر کی حیثیت سے ، ہم اعلی معیار کی مصنوعات مہیا کرتے ہیں۔ اگر آپ ہماری مصنوعات میں دلچسپی رکھتے ہیں یا کوئی سوالات ہیں تو ، براہ کرم بلا جھجھک محسوس کریںہم سے رابطہ کریں۔